노션(Notion)은 실리콘밸리에 돌풍을 몰고 와 지금은 가장 인기 있는 협업 툴로 인정받은 나이키, 맥도날드, 월스트리트저널 등에서 실제 사용되고 있는 도구입니다. 디자이너로 일을 하다 보면 개발자와 기획자 등 여러 사람과 일을 하게 되기 때문에 노션 같은 협업 도구를 사용하면 조금 더 효율적으로 일할 수 있습니다.
노션 이외에 Trello, Bear, Onenote 등 다양한 도구들이 존재하고 있지만 노션은 ‘All-in-one workspace’ 전체를 위한 하나의 도구라는 슬로건을 내세운 만큼 많은 툴 중 굳이 왜 노션인지 프로젝트에 직접 노션을 사용해보면서 느낀 점들에 관해서 이야기하면서 노션에 대해서 소개해드리겠습니다.
1. 노션이란?
노션은 사용하는 사람에 따라서 단순히 노트 앱이 되기도 하며 협업 앱이 되기도 하고 또는 누군가의 포트폴리오 또는 기업들의 HR 사이트로 많이 활용되기도 하면서 국내에서도 당근마켓, 쏘카, 왓차, 강남언니 등 많은 기업이 활용하고 있습니다.
노션은 가장 핫한 디자인툴인 피그마와 같이 ‘실시간 협업’이라는 타이틀을 가지고 가고 있습니다. 언제 어디서나 인터넷이 터지는 곳에서 링크만 전달하면 굳이 앱을 다운받지 않아도 인터넷을 통해 그 누구와도 소통할 수 있는 업무 도구입니다.
* 사진 출처 : Notion.so
2. 노션으로 협업하는 이유
디자인 프로젝트를 진행하다 보면 사용자의 사용성을 굉장히 중요하게 생각하는데 이러한 영향 때문인지 앱이나 웹사이트를 보면 디자인이나 사용성을 보게 되는 것 같습니다. 노션은 사용성이나 심플한 디자인이 보기 매우 편해 노션을 사용하게 만들기에 충분했습니다. 실제로 노션의 CEO는 디자이너 출신이어서 UI 및 일러스트들이 신경을 많이 쓴 느낌을 받을 수 있을 것입니다.
개인 프로젝트나 작은 소규모 프로젝트를 하게 되면 클라이언트나 협업을 하는 작업자분들이 MS office가 없는 경우도 간혹 있었는데 이럴 때 메모장이나 메일로 피드백이나 일정을 공유하는 것보다 노션으로 간편하게 소통하는 때도 있었는데 이런 여러 상황에 대처하기 매우 적합하였습니다. 이외에도 노션이라는 도구를 업무에 적용하면서 좋았던 장점들을 소개해드리겠습니다.
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호환성
같이 협업하는 사람의 컴퓨터가 맥이든 윈도우든 핸드폰이 갤럭시든 아이폰이든 상관없습니다. 굳이 앱을 설치하지 않더라도 URL만 알면 언제든 전달하려는 내용을 공유할 수 있습니다. 연동성도 좋아서 해당 문서를 PDF로 출력하거나 반대로 PDF, Excel, Word, Evernote를 불러올 수도 있습니다. 또한, 개발자나 기획자가 글을 수정하거나 댓글을 남기면 바로바로 알림이 오기 때문에 빠르게 피드백을 전달할 수 있는 장점이 있습니다.
* 여러 사람과 파일을 공유하고 협업하는 예시 / 사진 출처 : Notion.so
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트리구조
하나의 프로젝트에는 여러 가지 성격의 정보가 존재합니다. 예를 들면 회의에 대한 기록들 개발자들에 대한 피드백, 레퍼런스 사이트 등 다양한 문서들이 존재하는데 노션은 하나의 문서에 문서와 폴더 두 가지의 성격을 모두 가지고 있기 때문에 문서에 대한 관리가 편리하며 목차로 나누거나 페이지 링크를 생성할 수 있습니다. 또한, 트리구조를 가지고 있어서 하나의 문서를 공유해도 같은 문서 내에 묶여있는 모든 문서가 공유되는 장점이 있습니다.
* 트리구조 예시 / 사진 출처 : Notion.so
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임베드
레퍼런스 한 사이트링크를 관리하거나 구글 드라이브 등의 정보를 쉽게 가져올 수 있습니다. 브라우저에서 복사한 사진 붙여넣기나 링크를 복사해 붙이면 바로 북마크가 생성되기도 합니다. Figma와 Google map은 임베드 기능을 사용하여서 노션 안에서 자유롭게 확대 및 축소 또는 시점이동이 가능합니다. 또한 Invision, Framer, Git hub, Abstract 등 많이 사용되는 툴들에 임베드를 지원합니다.
* 임베드 지원 서비스 / 사진 출처 : Notion.so
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캘린더와 데이터베이스
일정 관리로 많이 사용되던 Trello의 장점을 그대로 일정을 칸반보드나 타임라인 형식으로 사용하여 일정을 관리할 수 있으며 저장된 데이터베이스를 어떤 문서에든 가져올 수 있습니다. 프로젝트의 일정관리를 Trello 보다 더욱더 세밀하고 조직적으로 관리할 수 있고 보드, 캘린더, 표, 타임라인 등으로 다양하게 볼 수 있는 장점이 있습니다.
* 데이터베이스 중 보드예시 / 출처 Notion.so
3. 노션 기본 사용법
처음에 Noion은 매우 어렵게 다가오지만 익숙해지면 노션만큼 편한 도구는 없습니다. 솔직히 슬래시(/)를 입력할 수 있다면 끝난 것입니다. 활용 방법은 무궁무진하며 다양한 템플릿 등을 지원하고 다른 사람이 한 템플릿을 복제할 수 있어서 손쉽게 배울 수 있습니다.
여러 가지 단축키를 지원해서 조금 더 빠르게 작업이 가능하며 이전의 데이터들도 기억하기 때문에 되돌리기 기능을 가지고 있습니다. 또한 지금은 한국어를 지원하기 때문에 굳이 영문 단축어를 사용 안 하고 한국어 단축키를 사용할 수 있습니다.
* 노션에서 슬래시를 활용하는 예시 / 출처 Notion.so
제가 주로 노션을 프로젝트에 활용했던 케이스는 개발자들과 디자인된 페이지의 수정사항을 전달하고 이슈 사항이나 체크리스트를 생성하여 수정되어야 할 페이지들을 캡처하거나 복사해서 단순히 링크로 전달하고 문의 사항이나 이슈 사항을 댓글로 전달하는 업무들이었습니다. 통상 메일과 PPT, 메신저를 사용해야 했던 작업이었지만 노션 하나로 모두 해결할 수 있었습니다.
* 크롬과 스마트폰에서 웹클리퍼를 사용하는 예시 / 출처 Notion.so
4. 노션 활용
최근 진행한 프로젝트에서 노션을 적극적으로 활용하였는데 주로 개발자와 구현된 화면의 피드백과 일정 관리와 분배 그리고 주 단위로 할 일 목록을 체크하는 목적과 구글 드라이브 연동을 주로 사용하였습니다. 그리고 노션의 가장 큰 장점인 데이터베이스를 적극적으로 활용하였습니다.
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할 일 목록
내가 해야 할 일들이 어떠한 것들이 있는지 항상 메모해놓는데 이것을 체크 박스로 만들어서 일을 마무리하면 빠지는 업무가 없도록 체크해가면서 일을 진행할 수 있었습니다. 할 일 목록을 노션으로 활용하면 좋은 이유는 모바일이든 데스크톱에서든 같은 메모들을 한꺼번에 관리하고 실시간으로 체크할 수 있다는 장점이 가장 큰 이유였습니다.
* 프로젝트에서 할 일 목록
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데이터베이스 활용
아래의 이미지처럼 데이터베이스를 활용하여 여러 가지 포맷을 만들 수 있는데 여러 가지 하위 페이지들을 보드로 만들어 하나로 관리를 하였습니다. 이렇게 내용이 많은 다른 속성의 페이지들을 하나의 프로젝트 파일로 묶어서 관리해서 하나의 문서에 여러 가지 내용의 문서들이 뒤죽박죽 섞인 것이 아닌 폴더별로 정리를 하면 나중에 관련된 내용을 빠르게 찾을 수 있었습니다.
* 프로젝트에서 데이터베이스를 활용
아래의 이미지는 그중 개발자와 구현된 화면에 대해서 수정사항 및 피드백을 주고받은 화면입니다. 날마다 전달되는 페이지들이 다르기 때문에 그것을 날짜와 주제별로 나누어 리스트로 만들어서 각 페이지별로 전달을 하고 각 페이지를 디자인한 담당자를 구분하고 진행상태를 속성으로 만들었습니다.
수정사항들을 전달하고 개발자와 체크하는 방식을 사전에 정한 다음에 각 수정 항목에 아이디와 내용 그리고 이미지를 전달하여서 개발자에게 수정사항을 좀 더 명확하게 전달하고 체크 박스로 해결된 목록들을 정확하게 관리하고 페이지별로 진행 중과 완료로 나누어서 관리하였습니다.
* 프로젝트에서 개발자와 실시간으로 수정사항을 전달
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구글 드라이브 링크
프로젝트 협업툴로 많이들 이용하고 있는 구글 드라이브도 링크로 연결할 수 있습니다. 보통 기획자들이 프로젝트 일정이나 진행상태나 기획문서들을 구글 드라이브로 많이들 전달해주는데 이것들을 노션에 임베드하여서 클릭하면 바로 해당 페이지로 이동할 수 있도록 활용하였습니다.
* 프로젝트에서 공유 중인 구글 드라이브를 임베드
5. 노션병에 걸리지 말자
협업에 기본은 상대방과의 소통입니다. 누군가에게는 뭔가 새로운 것을 배워야 한다는 게 굉장히 번거로운 일이 될 수 있으며 나한테 편한 기능이 상대방한테 불편할 수도 있습니다. 누구나 익숙하지 않은 것에 거부감을 느끼기 때문에 같이 일하는 사람의 성향에 따라 선택해야 하는 것 같습니다.
매우 높은 자유도 때문에 템플릿을 사용하지 않는다면 틀을 만드는 것 자체도 일이 될 수 있습니다. 내가 쉽다고 생각하는 게 상대방에게 어려울 수 있기 때문에 사전에 협의를 거쳐서 사용하는 것이 올바른 방법이라 생각합니다. 또한 최근 DNS 장애로 노션의 접속 오류 문제를 일으키기도 했는데 완벽한 프로덕트는 없다고 하지만 클라우드 기반으로 하는 서비스다 보니 이러한 문제를 가지고 있는 점은 고려해야 하는 것 같습니다.
하지만 지금 현존하는 협업 도구에서 노션만큼 다양한 기능을 지원하는 무료 도구는 솔직히 없다고 생각합니다. 유료 플랜이 있기는 하지만 무료 플랜만으로도 여러 사람과 충분히 작업을 할 수 있기 때문에 노션을 사용해서 프로젝트를 관리하기에 충분한 가치가 있다고 생각합니다. 그렇기 때문에 여러분들도 앞으로 협업 프로젝트에 노션을 사용해보시기를 적극적으로 추천해 드립니다.
– 라이트브레인 가치디자인그룹 정기식
