누구나 전략 기획 고수가 될 수 있다 ‘업무 속의 전략 기획’ ③ 미래 역량과 의사소통의 중요성

지난 27편에서 회의록에 대해 다뤘었는데요. 회의 문화 개선을 위해 여러분께 꼭 공유하고 싶은 내용이 있어 소개하고자 합니다. 바로 ‘회의 10대 Ground Rule’인데요. 대한상공회의소에서 2017년 3월에 발간한 ‘대한상의 브리프’에 게재된 내용입니다. 이 Rule을 읽어 보시고 여러분과 여러분 회사는 어떤지 한번 생각해 보는 시간을 가졌으면 합니다.

l 회의 10대 그라운드 룰 (출처: 대한상의 브리프 ’17. 3월 13일자)

그럼, 이제 오늘 여러분들과 나누고자 하는 글을 시작하겠습니다. 오늘은 크게 두 가지 이야기를 하려고 합니다. 먼저, ‘직장인이 미래에 가져야 할 역량이 과연 무엇인가?’라는 주제를 가지고 이야기를 하겠습니다.

만약, 누군가가 여러분에게 ‘10년 후까지 고려해서 딱 1년간만 한 가지 역량을 연마할 기회를 제공한다면 당신은 어떤 역량을 육성하겠습니까?’라고 묻는다면 과연 여러분의 선택은 무엇일까요? 아마도 많은 분이 고민스러워할 것 같습니다. 물론, 어떤 분들은 그냥 즉흥적으로 대답을 하시는 분들도 계시겠죠.

필자의 경우는 당연히 ‘전략 기획 역량’이라고 답할 것입니다. 그 이유는 우선 ‘전략 기획 역량’은 어떤 특정 업무를 위한 ‘스킬’이 아니라, 어떤 업무이든지 효과적으로 수행할 수 있게 하는 ‘일하는 방식’의 근간 역량이기 때문입니다. 이해를 돕기 위해 좀 더 현실적인 사례로 설명하겠습니다.

여러분도 많이 들어 보셨겠지만, 지금 전 세계의 산업계는 ‘디지털 혁신(Digital Innovation)이라는 흐름 속에 어떻게 대응할까?’의 고민 속에 빠져 있는 상황입니다. 전통적인 시장의 강자라 할지라도 이 흐름에 제대로 대응하지 못하면 회사가 망할 수도 있기 때문입니다. 실제로 아마존(Amazon)과 같은 디지털 혁신 리딩 기업들로 인해 어려움을 겪는 기업들이 많습니다. 미국에서는 대표적으로 오프라인 서점, 오프라인 대형 슈퍼마켓들이 영향을 많이 받은 것으로 발표가 되는 상황입니다.

실제 발표된 자료를 보면, 더 놀랄 수밖에 없는데요. 미국의 Big box와 백화점의 2016년 매출은 10년 전인 2006년 매출의 62%에 불과한 것으로 추산되었습니다. 아래 실제 업체별로 2006년과 2016년 Market Value 비교 자료를 보면, 유일하게 Amazon 만이 1,934%라는 폭발적인 성장을 이뤄냈고, 나머지 전통적인 오프라인 기업들은 모두 Market Value가 하락했습니다.

l ‘06년과 ‘16년과의 Market Value 비교 

(출처: visualcapitalist.com의 The Extraordinary Size of Amazon in One Chart)

IT 혹은 디지털 기술과 관련한 시장의 동향을 언론 매체 등을 통해서 접해 보신 분들은 아시겠지만, 우리 사회는 20년 전, 10년 전과 비교해 엄청나게 변화했고, 그 변화 속도가 점차 빨라지고 있는 상황입니다.

과거에는 상상할 수도 없었지만, 지금은 대부분 사람이 컴퓨터 + 카메라 + MP3 Player가 결합 된 스마트 기기를 휴대하고 다니는 시대가 되었습니다. 거기에 이제는 인공지능 기술, 빅데이터 기술이 더해지면서 점점 스마트화, 그리고 지능화되어 가고 있습니다.

얼마 전 끝난 평창 동계 스포츠 축제에서는 경기 정보, 경기장 정보 등을 묻기 위해 콜센터에 전화를 하면 상담원이 아닌 기계(Virtual Agent)가 응대했습니다. 물론, 완벽한 서비스를 제공하지는 못했지만 사람의 업무 영역을 기계가 대체할 수 있다는 가능성을 보여주는 사례였습니다.

또한, 유통 분야에서는 멀리 미국의 아마존이 운영하는 무인 매장 ‘Amazon Go’ 예를 들지 않더라도, 이미 국내에도 이마트24 편의점의 경우(일부 시범 운영) 야간에 무인으로 운영되고 있습니다.

사람이 하는 일을 기계가 대신해 주는 시도들이 여러 산업 곳곳에서 광범위하게 나타나고 있는 상황입니다. 필자가 대학원 시절 연구하던 ‘자율 주행 차량(Autonomous Vehicle)’ 기술이 ‘테슬라(Tesla, Elon Musk)’라고 하는 전기자동차 기업의 상용 차량에 ‘Auto-Pilot’이라는 이름으로 이미 적용되어 있을 정도로 특정 분야에서는 이미 사람의 일을 기계가 상용 수준으로 대체하고 있는 상황입니다.

그렇다면, 과연 10년 후의 우리 사회와 기업들의 모습은 어떻게 변해 있을까요? 아마도 사람들이 하는 상당히 많은 업무를 기계가 대신해 주고 있을 겁니다. 얼마 전 신문기사에서 ‘법률 서비스를 제공하는 로봇 서비스’를 본 적이 있습니다.

지금까지 나온 모든 판례와 법전 정보를 학습시킨 이 기계는 어느 인간 변호사보다 더 빠르고, 정확하게 법률 서비스를 제공해 줄 수 있었습니다. (물론, 그렇다고, 인간이 하는 모든 업무를 기계로 대체한다는 의미는 아닙니다) 이런 변화 속에서도 지속해서 우리에게 필요한 역량은 과연 무엇일까요?

자, 이제 다시 여러분께 질문을 드리겠습니다. “10년 후까지 고려해서 딱 1년간만 한 가지 역량을 연마할 기회를 제공한다면 당신은 어떤 역량을 육성하겠습니까?”

제 주위 분들을 볼 때, 가장 많은 분이 개인적으로 많은 돈과 시간을 투자해서 공부하고 있는 것이 바로 ‘영어 회화’였습니다. 그런데요. 제가 제안 드리는 ‘전략 기획 역량’과 ‘영어 회화’를 1년간 연마했을 때 어느 것이 더 실제 여러분들에게 도움이 될까요? 그리고, 지금보다 어느 정도나 수준이 향상될 수 있을까요? 좀 더 나아가 10년 후에도 변함없이 여러분들에게 필요할까요?

여러분 중에서 동의하지 않으시는 분들도 계시겠지만, 저는 하루 20분씩 영어 공부를 하는 것보다 전략 기획 역량을 연마하는 것이 실질적으로 지금도, 10년 후에도 업무에 가장 필요한 역량이라고 생각합니다. 필자의 생각에 현재의 디지털 기술의 확산 속도로 볼 때, 향후 2~3년 이내에 대부분 언어가 지원되는 성능 좋은 ‘동시통역기’가 저렴한 가격에 보급될 가능성이 큽니다.

왜냐하면, 이미 여러 기업이 시도하고 있기 때문입니다. 구글 ‘픽셀 버드(Google Pixel Buds)’가 대표적입니다. 아직 사람이 대화하는 것처럼 100% 완벽하지는 않지만, 이 제품은 2~3년 후에는 인간에게 언어의 장벽을 없애 줄 수 있을 정도까지 그 성능의 발전이 실현될 수도 있습니다.

그런데도, 내년에 미국에 있는 대학에 가셔야 하는 분이거나 국외법인에서 근무해야 하는 분이라면 당연히 영어 공부를 해야 할 겁니다. 그러나, 최소한 앞으로 10년간 그리고 그 이상 직장 생활을 하면서 변하지 않고 필요한 역량을 선택해야 한다면, ‘전략 기획 역량’을 학습(훈련)할 것을 강력하게 권합니다. 그리고, ‘전략 기획 역량’은 영어와 달리 매달 여러분들의 역량이 성장하는 것을 체감할 수 있어 성취감도 함께 느낄 수 있을 겁니다.

오늘 두 번째 이야기는 ‘커뮤니케이션’입니다. 그러나, 위험 관리로 이야기를 시작하려고 합니다.

일반적으로 회사 내에서 Task를 한다든지 아니면 프로젝트 단위 업무를 하는 분들이 있을 텐데요. 이런 분들은 지금부터 제가 설명해 드리는 내용을 더 잘 이해할 수 있을 것 같습니다. 그렇다고, 꼭 Task나 프로젝트를 하는 분들에게만 해당하는 이야기는 절대 아닙니다. 모든 분에게 해당하는 이야기입니다.

기업의 IT 시스템을 구축하고 운영하는 서비스를 주 업무로 하는 필자 회사의 경우, 프로젝트 단위로 업무를 하는 경우가 대부분입니다. 그리고, 그 프로젝트를 관리할 때는 ‘관리 방법론’을 활용합니다. 이 관리방법론에는 범위관리, 일정관리, 비용관리 등 총 9개의 관리항목이 나오는데요. 대부분 프로젝트는 9개 관리 항목 중에서 위험 관리만 잘 해도 90%는 성공할 수 있다고 생각합니다.

위험 관리에는 ‘리스크’와 ‘이슈’가 있는데요. ‘리스크’는 향후 발생할 수 있는 예측된 위험 요소를 의미합니다. 그리고, 그 리스크가 실제 발생했을 때 ‘이슈’가 되었다고 합니다. 그래서, 위험 관리는 보통 사전에 ‘리스크’를 최대한 찾아내서 ‘이슈화’ 되지 않게 사전에 막는 것입니다. 아무래도 이슈가 되면, 일정, 비용, 품질 등에 영향을 줄 수밖에 없으므로 그 영향을 최소화하기 위해 위험 관리를 하게 됩니다.

그래서, 프로젝트가 실패하게 되면, 위험 관리를 못한 프로젝트 관리자에게 책임을 묻는 경우가 많습니다. 그런데요. 같은 실패 사례를 반복하지 않게 하려고 수행되는 Lessons Learned 보고서를 보면, 정확한 솔루션을 제시하지 못하는 경우가 많습니다. 그래서, 유사한 실패 케이스가 종종 반복되는 경우가 생기는 것이죠.

납기를 항상 잘 지키지 못하는 한 회사가 있었는데요. 나중에 진단을 해보니 잘못된 ‘위험 관리’가 아니라 잘못된 ‘의사소통 관리’에 원인이 있었다고 합니다. 

우리는 대부분 업무를 혼자 수행하는 경우는 없습니다. 대부분 여러 사람과 연결성을 가지고 일을 하게 됩니다. 자신의 역할이 ‘디자이너’인 경우, 기획자로부터 ‘스토리보드’를 받아야만 디자인 작업을 시작할 수 있습니다. 그리고, 디자이너가 작업을 끝내서 개발자에게 산출물(이미지 등)을 줘야 개발자들이 개발을 완료할 수 있게 됩니다. 그런데, 연결성을 가지고 있는 사람들 간의 의사소통이 제대로 이루어지지 않는다면 나머지 8가지 관리는 무의미하게 됩니다. 

예를 들어, 프로젝트의 어느 파트리더가 자신의 생각에 이 정도는 자신과 개발자들이 조금 더 노력하면 가능할 것 같아서 추가 요구사항 2개를 수용했습니다. 즉, Task 범위가 늘어나게 되었습니다. 그런데, 여기에서 위험은 시작됩니다.

프로젝트에 이와 동일한 파트리더가 4명이 더 있다고 가정해 보면, 한 사람이 두 개의 요구사항을 더 수용했을 때 전체 프로젝트는 총 10개의 요구사항이 늘어나게 됩니다. (전체 프로젝트 범위의 20% 증가)

그런데, 파트리더 자신의 예측과 달리 자신이 속한 파트 내에서 자체적으로 추가 요구사항 해결이 안 될 경우 다른 파트의 도움도 받을 수 없는 상황에 부닥치게 됩니다. 심지어 다섯 파트가 모두 자신들이 받은 추가 요구사항을 해결하지 못한 경우에는 프로젝트는 심각한 이슈 상황에 놓이게 됩니다.

추가 요구사항을 받은 파트리더 개인은 전체 프로젝트 범위의 4% 정도의 추가 요구사항을 받았기 때문에 프로젝트에 큰 영향을 주지 않을 것이고, 문제가 없을 것으로 생각했을 겁니다. 그런데 필자의 회사가 참여한 사업은 아니었지만, 해외의 ‘P’ 고객사의 경우, 전체 프로젝트의 범위가 30%가 늘어나 실패한 사례도 봤습니다. 사전에 커뮤니케이션이 잘 되어, 고객과 함께 전체 프로젝트 범위 관점에서 적정한 수준에서 추가 요구사항을 합의했더라면, 프로젝트도 정상적으로 끝낼 수 있었을 겁니다.

또 다른 예를 들어보면, 앞서 제가 언급한 기획자, 디자이너, 개발자 간의 커뮤니케이션을 살펴보겠습니다.

만약, 이들의 커뮤니케이션이 원활해서 디자이너가 기획자에게 2주 전부터 언제까지 자신에게 스토리보드를 전달해 주어야 한다고 알려주고, 1주일 전에 다시 Remind 차원에서 알려 준다면 ‘기획자’ 입장에서는 그때마다 자신의 상황 정보를 디자이너에게 알려줄 수 있어 실제 약속된 날짜에 스토리보드가 완료되어 디자이너에게 전달될 수 있을지를 명확히 알 수 있게 될 겁니다.

또한, 이 디자이너는 개발자에게 차주에 자신이 줄 수 있는 작업 된 이미지가 어느 정도인지, 언제 줄 수 있는지 정보를 사전에 전달(공유)하게 되면 개발자는 자신의 개발 일정을 조율하는데 훨씬 효과적일 겁니다. 이런 경우, 만일 갑자기 특정 파트에서 이슈 상황이 발생하더라도, 각자 역할 간의 일정 조율을 통해 업무 배부를 빠르게 할 수 있어 이슈에 따른 영향을 최소화할 수 있게 됩니다.

반면, 최악의 커뮤니케이션 사례의 경우, 기획자는 스토리보드를 전달해야 하는 날까지 디자이너에게 그 어떤 정보도 제공하지 않습니다. 그리고, 약속된 날짜가 지난 후에도 스토리보드를 마무리하지 못해 디자이너에게 이야기하지 못합니다. 기다리다 지친 디자이너가 왜 안 주느냐고 물어보면 그때야 약속 못 지켜 미안하다고 한다면 실제 그 영향은 디자이너에게만 가는 것이 아니고, 디자이너의 작업을 기다리는 개발자에게도 미치게 됩니다.

즉, 어떤 일이든지 ‘의사소통관리’를 잘 하는 사람들은 업무를 효율적으로 하게 되는 반면, ‘의사소통’을 게을리 하는 사람들은 항상 일정에 쫓겨 일하는 경우가 많습니다. 위험 관리로 이야기를 시작했지만, 결국, 리스크 마저도 생기지 않게 할 수 있는 유일한 방법은 커뮤니케이션을 잘 하는 것입니다.

커뮤니케이션은 프로젝트에서뿐 만 아니라, 다른 모든 업무에서도 가장 중요한 성공 요소 중 하나입니다. 상사와 부하 간 커뮤니케이션이 단절되거나, 팀원들 간의 커뮤니케이션이 깨지게 되면 절대로 효율적으로 업무를 할 수 없게 됩니다. 그래서, 모두에 앞서 의사소통 관리를 어떻게 할 것인지를 잘 정의하고, 모두가 동일한 마음으로 커뮤니케이션해야 합니다. 그리고, 관리자들은 이런 문화가 정착될 수 있도록 노력해야 합니다.

오늘은 여러분께 ‘미래를 위한 전략 기획 역량을 키우실 것’과 ‘위험 요소를 사전에 제거할 수 있는 최선의 방법인 커뮤니케이션 활성화’를 통해 효과적이고 성공적인 업무 수행을 할 수 있다는 것을 말씀드렸습니다. 이 두 가지를 잘 실천하신다면 여러분들이 어떤 일을 하시든지 ‘일 잘 하는 직원’으로 인정받을 수 있을 것입니다.

글 | 김영주 책임 | LG CNS 블로거