누구나 전략 기획 고수가 될 수 있다 “업무 속의 전략 기획” ① 전략적 회의록 작성

2017년에는 ‘전략 기획 역량’, ‘문제해결 프로세스’, ‘문서 작성’ 등 “전략 기획 고수”가 되기 위한 기본적인 역량에 대한 설명에 집중했습니다. 

2018년에는 두 가지 방향으로 글을 확장하고자 합니다. 첫 번째는 작년에 이어 기본적인 역량을 마무리하고자 합니다. 두 번째는 우리가 회사 업무를 보면서 부딪히는 수많은 일 중에 전략적으로 접근해야 하는 일이나 커뮤니케이션이 존재합니다. 이를 ‘업무 속의 전략 기획’이라는 소주제로 글을 쓰고자 합니다. 그리고, 더불어 실제 전략 기획 업무를 사례를 가지고 나누고자 합니다.

2018년 첫 번째 주제는 ‘업무 속의 전략 기획’ 중에서 우리가 회사에서 가장 많이 하는 업무 중의 하나인 ‘회의’에 대한 내용입니다. 더 정확히 이야기하면 ‘회의’ 내용을 기록하는 ‘회의록’에 대한 내용입니다. ‘회의록’을 어떻게 기록하고, 어떻게 활용하는 것이 과연 전략적인 것인가를 사례를 중심으로 설명해 드리겠습니다. 

‘회의’라는 단어의 익숙함으로 인해 여기까지만 읽으시고, ‘별 내용 없겠다.’고 단언적으로 생각하실 분들도 있을 겁니다. 아니면, ‘나는 이미 잘하고 있지.’, ‘우리 일상이 회의인데…’ 등등 다양한 반응이 있을 거로 생각합니다. 그러나, 최소한 제가 만나 본 많은 분은 실제 제대로 회의록을 작성하지도 않고, 회의록을 제대로 활용하고 있지도 않았습니다. 그냥 귀찮은 일 중의 하나로 여기는 분들이 많았습니다.

이 글을 통해 여러분들에게 회의록 작성의 ‘숨은 비법’이나 ‘정답’을 제시하고자 하는 것은 아닙니다. 다만, 이 글을 통해 제가 여러분들에게 기대하는 것은 이 글을 다 읽으신 후에 “아~ 내 일하는 방식을 바꿔볼까?”라고 생각하게끔 하는 것입니다. 회의록은 그 생각의 단초를 제공하기 위한 일종의 미끼라고 할 수 있겠습니다. 

우리가 회사에서, 뉴스 기사에서, 유명한 강의를 통해서 “혁신”에 대한 이야기를 참 많이 듣게 됩니다. 그러나, 실제 현장에서 “혁신”은 이루어지지 않습니다. 왜냐면, 그 “혁신”을 만들어 내야 하는 사람들 스스로가 혁신하지 않기 때문입니다. 관리자들도 마찬가지입니다. 

자신들의 ‘관리방식’ 이나 ‘생각’은 혁신하지 않은 채 부하 직원들에게 ‘혁신의 아이디어’와 ‘일하는 방식의 변화’를 요구하는 일이 빈번합니다. 특히, 오랫동안 자신의 방식을 만들고, 그 방식으로 수많은 성공을 이루어 냈었던 고참 선배들의 경우 더더욱 혁신하기 어렵습니다. 

“정말 어려운 일은 새로운 생각을 떠올리는 것이 아니라 다른 이와 같은 방식으로 자란 사람들의 마음 구석구석까지 뿌리내린 낡은 생각에서 벗어나는 것이다” – 존 메이너드 케인스(John Maynard Keynes) –

이 글이 2018년 여러분들의 “일하는 방식의 혁신”을 시작하게 만드는 단초가 되는 글이 되기를 희망하면서 본격적으로 ‘회의록’에 대한 이야기를 시작하겠습니다. (너무 거창하게 시작해서 조금 걱정이 되네요.)

아마 여러분들 중에서 업무 중에 회의록 한번 안 써 보신 분들은 안 계시리라 생각합니다. 그렇다면, 회의록을 일반적으로 어떻게 쓰시나요? 제가 가장 일반적으로 많이 쓰는 회의록 양식을 아래 그림1과 같이 작성해 보았습니다. 어떤가요? 대부분 이렇게 사용하시죠? 제가 최근에 받았던 회의록들도 대부분 [그림1] 과 같은 양식이었습니다. 

l 그림1. 일반적인 회의록 양식

그런데, 사실 [그림1]처럼 작성해도 아무 일도 일어나지 않습니다. “누가 회의록을 이렇게 썼냐?”며 딴지 거는 분들은 없다는 의미입니다. 그러나, 필자는 ‘대리’ 시절에 [그림1]처럼 회의록을 공유했다가 선배 관리자로부터 2시간 동안 회의록 강의를 들었던 기억이 있습니다. 걱정스러운 사실은 이렇게라도 회의록을 작성하지 않는 회의가 많다는 겁니다. 필자도 이 글을 쓰면서 단 한 건의 회의록도 빠뜨리지 않고 작성하겠다고 다짐해 봅니다. 

그럼, 보다 전략적인 회의록을 작성하고자 한다면 어떻게 해야 할까요? [그림1]처럼 일반적인 회의록에 머무르지 않고 회의의 목적과 상황에 맞게 회의록을 기록하되, 작성자의 의도와 공유받는 사람들의 상황까지 고려해서 작성되어야 합니다. 실제 업무 현장에서는 정말 다양한 상황의 회의가 존재합니다. 그러나, 이 글에서 그 모든 상황을 다루기보다는 ‘어떻게 하는 것이 전략적인 커뮤니케이션을 할 수 있는가?’를 이해할 수 있을 정도의 상황만 설명해 드리고자 합니다.

제가 추천하고자 하는 회의록 양식은 아래 [그림2]와 같습니다. (실제 회의록 양식을 첨부하였으니 다운로드 받으셔서 사용해 보시기 바랍니다.) [그림2]의 살색으로 표시된 “회의 내용 요약”은 사실 C-Level 이나 임원분들에게 공유되는 회의록일 경우에 한해 작성합니다. 

이것은 단순히 회의록에만 국한되지는 않습니다. 일반적으로 C-Level에게 보고를 하는 경우라면 맨 첫 장에 오늘 보고의 핵심 내용이 무엇인지를 먼저 간략히 요약(Executive Summary)한 후에 상세 설명을 하는 것이 좋습니다. 회의록도 마찬가지입니다. 

핵심 내용 중심으로 간략하게 작성을 합니다. 만약, 이를 읽는 분께서 상세한 내용을 알고자 하신다면, 아래 ‘회의 상세 내용’을 찾아서 읽어 보실 것입니다. 예를 들어, 두 회사의 Top Management(CEO)가 만나서 회의를 했다고 할 때, 양 CEO께 전달되는 회의록에는 반드시 ‘핵심 내용 요약’이 맨 먼저 작성되어 있어야 합니다.

‘보고서’든 ‘회의록’이든 결국은 커뮤니케이션을 목적으로 하므로 작성자의 의도(전략)가 반드시 담겨 있어야 합니다. 그러나, 상대적으로 반드시 그것을 읽는 상대방의 시작에서 작성되어 있어야 합니다.

l 그림2. 추천 회의록 양식

 동일한 맥락에서 ‘주요 의사결정 사항’, ‘Action Items’를 ‘회의 내용 상세’와 분리해서 작성함으로써 회의록을 읽는 사람들이 중요한 사항들을 놓치지 않도록 배려하는 것이 중요합니다. ‘주요 의사결정 사항’에서는 회사 중에 결론이 난 사항도 포함하여 작성합니다. 만일, [그림2]와 같은 회의록이 보편화 된다면, 회의록을 전달받은 사람들은 시간이 없는 경우 ‘주요 의사결정 사항’과 ‘Action Items’라도 읽어 중요한 내용을 빠뜨리지 않게 될 것입니다.

그렇다면, 모든 회의록을 두 번째 그림처럼 작성해야 할까요? 가능하면 그렇게 하라고 말씀드리고 싶지만, 절대 그렇지는 않습니다. 너무 빈번하게 회의가 이루어지고 참석하는 사람도 항상 똑같은 실무자급 회의라면 [그림1]과 같은 일반적인 회의록 양식으로 작성하거나 [그림2]의 일부 항목을 삭제하고 작성해도 무방합니다.

단, 그럼에도 불구하고 회의 내용상에서 중요한 내용은 폰트의 색상이나 굵기를 다르게 해서 한눈에 들어오도록 배려해야 합니다. 작성할 때 폰트의 색상이나 굵기를 다르게 하는 일이 다소 귀찮을 수도 있겠지만, 그 작은 배려가 공유받는 많은 이들에게 정확한 커뮤니케이션을 가능하게 하여 실패 비용을 최소화하게 되는 것입니다. 

이제 회의록을 어떻게 작성하는 것이 좋은지에 대해서 어느 정도 아셨을 것으로 생각합니다. 그럼, 이 회의록을 왜 써야 하고, 어떤 전략적 의도를 가지고 써야 할까요? 대단히 중요한 내용이므로 끝까지 읽어 보시기를 권합니다. 

이해를 돕기 위해 몇 가지 사례를 가지고 설명을 하겠습니다. 

이런 경우, 프로젝트를 함께 성공적으로 수행해야 하는 고객이나 업체 양측은 모두 정확한 커뮤니케이션이 전제되어야 합니다. 그래서, 회의록이 더욱 중요하게 됩니다. 대부분 프로젝트가 고객과 주간회의를 정기적으로 진행하기 때문에 그 회의에서 전략적인 정보 전달이 필요합니다. 

업체 입장에서 이야기하자면, 추가 요구사항에 대해 정확한 본 수를 산정하고, 이를 수용할 수 있는 범위와 아닌 범위를 명확히 해야 합니다. 수용할 수 있는 요구사항은 회의록의 ‘주요 의사결정 사항’에 기술함으로써 업체 측 담당자나 고객사 모두 이를 명확히 인식할 수 있도록 해야 업체 내부적으로도 일정에 반영하여 이슈 없이 프로젝트를 진행할 수 있게 됩니다. 

특히, 수용할 수 없는 경우, 추가적인 비용 정보를 고객에게 제공함으로써, 고객이 빠르게 정보를 기반으로 최종 의사결정을 할 수 있게 해야 합니다. 그냥, 구두로 ‘어렵다’라고 이야기하는 것은 실제 분쟁 발생 시, 별 의미가 없게 됩니다. 

또한, 고객의 의사결정 지연에 대해서는 주간회의에서 의사결정 지연에 따른 영향을 ‘일정’, ‘비용’ 측면으로 분석하여 고객에게 정확히 제공해 주어야 합니다. 예를 들어, ‘현재 계획상 일정 지연을 막기 위해서는 0월 0일까지 의사결정이 되어야 하며, 이게 지켜지지 않았을 경우 이 일정 지연은 고객사에 귀책이 있음’을 명확히 알려야 합니다. 그리고, 이 내용이 ‘Action Items’에 작성되어 고객도 자신이 언제까지 의사결정을 해야 하는지를 알 수 있도록 커뮤니케이션해야 합니다.

고객사와 업체 양사가 분쟁하고, 그 증빙으로 회의록을 사용하려는 목적보다는 양측 모두 성공적인 사업 수행을 위해 올바르고 정확하게 커뮤니케이션하기 위해 양측 모두 전략적으로 회의록을 활용해야 한다는 의미입니다.

실제 회의록을 잘 활용하기 위해서 단순히 회의록을 작성하는 법만 중요한 게 아니고, 전략적으로 어떻게 회의를 준비하고 커뮤니케이션할지 고민하는 것이 중요합니다. 제가 가장 걱정하는 것은 보고서를 잘 만드는 방법을 강의한다고 하면, 대부분 사람은 그 안의 Contents를 만들어 내기 위한 준비와 생각(방법론)에는 별로 관심이 없고, 오로지 그 보고서(문서 양식)에만 관심을 갖게 되는데요. 

이번 회의록 글에서도 회의록을 전략적으로 활용하기 위한 준비와 생각(방법)보다는 오로지 위에서 언급된 [그림2] 양식처럼 회의록만 쓰면 모든 게 OK라고 생각하지 않을까 염려가 됩니다.

만약 여러분들이 회사 일을 하면서, 내부 혹은 고객(외부)과의 분쟁이 많다면, 상대방을 비난(blame)하기 이전에 자신의 일하는 방식이 어떤지를 분석해 볼 필요가 있다고 생각합니다. 그리고, 제대로 회의록을 기반으로 커뮤니케이션하고 있지 않다면 지금 당장 전략적인 회의록 작성을 하시기 바랍니다. 그게 여러분의 일하는 방식 변화의 첫걸음입니다.

감사합니다.    

글 | 김영주 부장 | LG CNS 블로거 

회의록양식.docx